1. Team Building là gì? Vì sao doanh nghiệp cần phải tổ chức team building

1.1 Team Building là gì?

Cụm từ Team Building còn khá mới mẻ ở Việt Nam. Một số người thường nhầm lẫn hoặc gộp chung dịch vụ này với du lịch. Một số khác cho team building là kỹ năng làm việc nhóm cần thiết khi chuẩn bị đi làm.

Thật ra, team building là một quá trình đưa mọi người lại gần nhau để cùng thực hiện một mục tiêu, một công việc hay bất kỳ một nhiệm vụ nào đó. Là một loạt các hoạt động bao hàm nhiều phần. Trong đó đôi khi có những chuyến đi xa của tập thể để tổ chức team building. Trong các chương trình được thiết kế, team building nhấn mạnh các mặt của con người trong lao động, học tập và trao dồi kỹ năng; để giúp các doanh nghiệp xây dựng môi trường văn hoá cho mình thông qua yếu tố con người.

Team building là hoạt động dành cho nhóm, nhằm mục đích tăng sự hợp tác, sự tương tác, sự hiểu biết giữa các thành viên trong nhóm. Team building có thể bao gồm các hoạt động giải trí, giao lưu, thể dục, vv. để giúp các thành viên trong nhóm cải thiện mối quan hệ với nhau, tăng độ tin cậy và giải quyết mọi vấn đề của nhóm.

1.2 Những lợi ích từ việc tổ chức team building mang lại

Team building chính là liều thuốc tinh thần hữu hiệu nhất để “chữa lành” những khuất mắc, điểm yếu của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích mà team building mang lại:

• Tạo cho các thành viên quen dần với mục đích công việc.
• Giúp mọi thành viên cùng tham gia các hoạt động của doanh nghiệp.
• Tạo cơ hội tiếp xúc những điều mới mẻ.
• Hiệu chỉnh suy nghĩ từng cá nhân và cả tập thể.
• Giúp các thành viên hiểu nhau hơn và mở rộng quan hệ.
• Sự giao tiếp giữa các thành viên này càng trở nên thân thiện hơn.  
• Giúp mọi người quen dần với việc đối mặt với hiện thực và những thay đổi.
• Khi đã hiểu nhau thì làm việc với nhau dễ dàng và mọi người có thể bỏ qua các lỗi nhỏ để đến được mục tiêu lớn hơn.

2. Hướng dẫn quy trình 5 bước tổ chức team building

2.1 Lên ý tưởng, chủ đề chương trình

Để có được ý tưởng, chủ đề team building, doanh nghiệp cần xác định được mục đích của team building lần này là gì? Loại hình cho hoạt động lần này là như thế nào?

Các hình thức team building thường thấy là:

• Team building kết hợp du lịch
• Team building games
• Team building sự kiện, gặp gỡ, hội nghị, hội thảo…
• Team building thực hành, bài tập…

Dựa trên các hình thức chương trình đã chọn, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn cho việc lên ý tưởng và chủ đề team building. Nên nhớ rằng chủ đề cần mang được tính sự kiện (liên quan đến hình thức chương trình); tính doanh nghiệp; tính tập thể, cộng đồng.

2.2 Xác định địa điểm, số lượng người tham gia

Team building là hoạt động có thể tổ chức ở tất cả mọi nơi như: bãi biển, khu vực sông nước, núi non, sân chơi rộng, rừng hay trong nhà… Và doanh nghiệp có thể kết hợp chương trình team building với các tour du lịch tham quan tuỳ theo mục đích của chương trình.

Khi có được địa điểm tổ chức team building, doanh nghiệp ngoài xác định các thành viên trong công ty; cần lưu ý đến việc mọi người có xu hướng đưa thêm người thân, con cái tham gia cùng. Lúc này doanh nghiệp cần lên kế hoạch đăng ký cho từng cá nhân. Từ đó thu hoạch được con số chính xác.

2.3 Lập kế hoạch, checklist từng phần khi tổ chức team building

* Chỗ ngủ, địa điểm ăn uống

Khi có được địa điểm cụ thể cho team building. Nếu là chương trình du lịch qua đêm, thì doanh nghiệp cần phải tìm kiếm thêm nơi ở cho mọi người. Có thể là các khách sạn, resort…

• Nên tham khảo giá cả và chất lượng hợp lý.
• Đảm bảo được sự thoải mái nhất định cho mọi người.
• Phù hợp với ngân sách đề ra.
• Chọn nơi ở nên gần địa điểm tổ chức team building để tiết kiệm thời gian di chuyển.

Về mặt ăn uống cho team building, doanh nghiệp cần chú ý những tiêu chí như sau:

• Đảm bảo yêu cầu về mặt dinh dưỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế.
• Cơ cấu món ăn hợp lý.
• Đảm bảo có các món ăn đặc sản của địa phương nếu là tour du lịch.
• Thực đơn phải được thay đổi từng bữa.
• Không đưa quá nhiều món ăn lạ vào bữa ăn.
• Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay những yêu cầu đặc biệt của nhân viên.

* Phương tiện di chuyển

Đa số mọi người thường thuê xe khách để làm phương tiện di chuyển team building. Xe khách có nhiều loại khác nhau như xe 7 chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ, 45 chỗ… Những chú ý khi lựa chọn xe khách cần chú ý một số điểm sau:

• Nên thuê xe khách của các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách du lịch (hoặc chuyên chạy theo hợp đồng).
• Hạn chế việc thuê các xe chạy vận chuyển khách công cộng (vì lý do vệ sinh, mùi, hạn chế về giao tiếp của lái xe,thậm chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngoài xe).

* Lên kịch bản chương trình

Sau khi đã có được các thông tin cơ bản, tiếp đến trong bước lên kế hoạch là lên kịch bản chương trình. Kịch bản team building có thể là lịch trình du lịch. Chung quy cũng sẽ bao gồm danh sách các hạng mục, đề mục hoạt động cụ thể, chi tiết.

Lưu ý nên có mục tên người đảm trách nhiệm cho nhiệm vụ đó. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có được một ban tổ chức nhất định. Để mà phân chia công việc hợp lý, đảm bảo đúng tiến độ chương trình.

2.4 Dự toán ngân sách tổ chức team building

Dự toán ngân sách tổ chức là việc liệt kê và tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức team building.

Cần phân biệt việc lập dự toán ngân sách và việc tính giá thành thực tế của sự kiện. Việc tính giá thành thực tế của sự kiện đó là việc tính toán tổng chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện sự kiện. Còn đã là dự toán nó sẽ mang ý nghĩa là việc tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, theo dự tính.

Ngân sách tổ chức team building sẽ phụ thuộc vào mục tiêu, địa điểm, số lượng người, hoạt động và dịch vụ mà bạn muốn cung cấp cho nhóm của mình. Mức chi phí  tùy thuộc vào các yêu cầu của bạn.

Các mục chi phí chính bao gồm:

• Chi phí cho địa điểm hoặc khách sạn
• Chi phí cho các hoạt động team building
• Chi phí cho ăn uống và giải trí
• Chi phí cho xử lý văn phòng và vận chuyển

Tùy thuộc vào mục tiêu và nhu cầu của bạn, bạn có thể tùy chỉnh ngân sách của mình và tìm các giải pháp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo đạt được mục tiêu của team building.

2.5 Hoạch định rủi ro, giám sát chương trình team building

Khi tiến hành chương trình team building, ban tổ chức cần giám sát và kiểm tra tiến độ liên tục. Các phòng ban đảm nhiệm các nhiệm vụ cần báo cáo tiến độ hoặc các sự thay đổi trong kế hoạch. Để có nhiều phương án dự phòng khác khi sự cố xảy ra.

3. Một số trò chơi khi tổ chức team building

Trải nghiệm và khám phá là biện pháp hiệu quả để học hỏi. Tổ chức team building không chỉ là hoạt động đem đến trải nghiệm tuyệt vời, rèn luyện các kỹ năng; mà còn giúp các thành viên kết nối với nhau, tăng sự đoàn kết, sẻ chia. Cái đặc biệt của team building là học mà chơi, chơi mà kết nối.

Thông qua đó, rút ra bài học thực tiễn trong cuộc sống và công việc, đồng thời qua trò chơi xây dựng được một đội nhóm đoàn kết, làm việc nhóm hiệu quả.

Trên đây là 3 bước tổ chức team building giúp gắn kết và nâng cao tinh thần đồng đội cho doanh nghiệp. Team building mang lại nhiều ý nghĩa tích cực nhưng quy trình tổ chức lại không hề đơn giản chút nào. Chính vì vậy doanh nghiệp nên lựa chọn thuê dịch vụ Tổ chức Team Building tại Monkey Media. Chúng tôi cam kết mang đến cho quý khách những dịch vụ team building tốt nhất với giá cả ưu đãi hấp dẫn!

Hãy liên hệ Monkey Media ngay khi bạn có nhu cầu cung cấp dịch vụ quay phim chụp ảnh Team Building & Gala Dinner. Nhấp vào đây để tham khảo thêm nhiều hình ảnh về dịch vụ quay phim chụp ảnh Team Building & Gala Dinner. 

• CÔNG TY CP TRUYỀN THÔNG MONKEY MEDIA 
• Địa chỉ: Tầng 4,5 - Số A2-02,  Khu đô thị Monbay, đường Trần Quốc Nghiễn, phường Hồng Hải, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh 
• Hotline: 0986 166 437
• Website: https://monkeymedia.com.vn/
• Facebook: https://www.facebook.com/Monkeymediaquangninh