Việc đầu tiên bạn cần làm khi bắt tay vào việc tổ chức sự kiện nhà máy đó chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện. Bởi bạn biết đấy nếu mà bạn không có một mục tiêu rõ ràng thì khi triển khai bạn sẽ rất dễ bị lạc đường.

Hơn thế nữa việc xác định rõ những mục đích, mục tiêu của sự kiện cũng sẽ giúp bạn dễ dàng sáng tạo và xây dựng những nội dung, kịch bản phù hợp cho chương trình. Ở bước này, mục tiêu của bạn càng rõ ràng, chi tiết bao nhiêu thì ở các bước sau, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch và kiểm soát bấy nhiêu.

Khi đã biết được mục tiêu của sự kiện tổ chức ra để làm gì thì bạn cần làm một việc nữa đó chính là xác định các thành phần tham dự sự kiện. Đây là việc làm hết sức quan trọng vì với mỗi một đối tượng tham gia khác nhau thì hình thức tổ chức cũng cần điều chỉnh lại cho phù hợp.

Chẳng hạn như nếu đó là sự kiện dành cho trẻ nhỏ thì bạn sẽ cần thiết kế một sự kiện thật sinh động, vui vẻ và lý thú. Ngược lại nếu đối tượng của bạn là những doanh nhân, công ty thì cần triển khai những sự kiện mang tính trang trọng, đẳng cấp.

Tiếp theo, ở bước này, việc cần làm tổ chức sự kiện đó chính là chốt thời gian cho sự kiện. Đây là bước cực kỳ quan trọng bởi nếu không chốt được hai phần này bạn sẽ không thể lập các kế hoạch và triển khai chúng.

Nếu như ngày và địa điểm cụ thể đã được khách hàng chỉ định trước thì khá dễ dàng nhưng nếu bạn phải xem xét và lựa chọn thì hãy lưu ý những điểm sau đây:

• Cần xác định thời gian phù hợp để lên kế hoạch
• Nên tìm hiểu thêm về các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
• KIểm tra về lịch của những khách mời chính

Bạn biết đấy mỗi sự kiện tổ chức sẽ có tới hàng trăm người tham gia và có rất nhiều đầu việc cần thực hiện do đó bạn cần phải có một nhóm nhân sự hỗ trợ từng đầu việc cụ thể. Thông thường, chúng ta sẽ cần 3 team phụ trách các đầu việc như:

• Team lên ý tưởng, kịch bản 

Đây sẽ là nhóm phụ trách việc lên chủ đề, concept, kịch bản, keymoment cho toàn bộ sự kiện. Với việc chịu trách nhiệm về concept, đây cũng sẽ là team chịu trách nhiệm chính tới các việc sản xuất ấn phẩm, quà tặng, backdrop,… Họ cũng sẽ là người lập các kế hoạch và triển khai truyền thông cho sự kiện.

• Team hậu cần

Là team phụ trách các công việc đằng sau sân khấu, team này sẽ lo lắng chủ yếu các công việc với nhà cung cấp, chẳng hạn như: làm việc với các đối tác cung cấp dịch vụ ăn uống, thuê các thiết bị âm thanh, ánh sáng, phụ trách nhân sự,…

• Team quản lý, giám sát

Với team này, công việc chính của họ sẽ là điều phối toàn bộ các công việc của toàn bộ thành viên. Họ cũng là người xây dựng agenda chương trình, xin giấy phép tổ chức và quản lý rủi ro, giám sát toàn bộ công việc. 

Ở bước thứ 5 này công việc của bạn sẽ là cần xây dựng một kế hoạch chi tiết cho các sự kiện. Với bản kế hoạch sự kiện, bạn sẽ cần phân ra rõ là kế hoạch tổ chức, bản kế hoạch này cần đưa ra những hành động cụ thể và deadline cho từng hạng mục để tiện giám sát.

Song song với đó, bạn sẽ cần xây dựng kịch bản sự kiện tổng quát với timeline chi tiết ứng với nội dung chương trình. Bên cạnh đó bạn cũng cần xây dựng thêm kịch bản dành cho MC và kịch bản kỹ thuật sự kiện. 

Sự kiện của bạn sẽ khó có thể thu hút được nhiều người nếu bạn chỉ lẳng lặng tổ chức mà không truyền thông chúng một cách rộng rãi. Do đó việc lập kế hoạch truyền thông là một điều cần thiết để giúp sự kiện thành công rực rỡ.

Ở bước này bạn sẽ cần xác định đối tượng truyền thông của mình trước, sau đó lên kế hoạch chi tiết về thời gian, kênh truyền thông và phương tiện truyền thông cụ thể. Mỗi sự kiện với tính chất khác nhau sẽ cần sử dụng các kênh và phương tiện truyền thông khác nhau, vì vậy bạn nên căn cứ vào tính chất sự kiện để lập kế hoạch cho phù hợp.

Sau một thời gian dài chuẩn bị thì “đứa con tinh thần” của bạn đã đến lúc phải được lên sóng, lúc này công tác vận hành sự kiện sẽ cực kỳ quan trọng. Ở bước này việc đầu tiên cần làm sẽ là setup địa điểm tổ chức, việc này sẽ thường phải mất từ nửa ngày cho đến 2 ngày tuỷ vào tính chất và độ phức tạp của sự kiện, hãy kiểm tra thật kỹ về các thiết bị, setup để đảm bảo không có sự cố nào xảy ra.

Sau đó, bạn sẽ cần tiến hành tổng duyệt chương trình và đi vào bước triển khai, điều phối và giám sát toàn bộ chương trình. Hãy thật cẩn thận và tỉ mỉ ở mọi công đoạn để sự kiện được diễn ra trơn tru nhé.

• Nếu bạn tìm đơn vị  quay phim chụp ảnh sự kiện nhà máy còn chần chừ mà không liên hệ ngay với Monkey Media để trải nghiệm chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp, tận tình ngay hôm nay. Nhấp vào đây để tham khảo thêm một số sản phẩm của chúng tôi. 

CÔNG TY CP TRUYỀN THÔNG MONKEY MEDIA 

Hotline: 0986 166 437

Website: https://monkeymedia.com.vn/

Facebook: https://www.facebook.com/Monkeymediaquangninh