1. Quy trình chuẩn để tổ chức tiệc Teabreak tại sự kiện
Teabreak chỉ là một trong rất nhiều hạng mục tại sự kiện nhưng lại đóng một vai trò lớn trong quá trình sự kiện diễn ra. Một buổi tiệc Teabreak thành công sẽ đem lại ấn tượng tốt với các khách mời đồng thời cũng giúp họ được tiếp thêm năng lượng cần thiết. Bởi vậy tổ chức tiệc teabreak rất cần một quy trình chuẩn để thực hiện được thông suốt:
Bước 1: Xác định rõ vị trí không gian tổ chức tiệc trà.
Việc lựa chọn vị trí phù hợp để tổ chức Teabreak trong sự kiện là yếu tố then chốt đầu tiên. Bên tổ chức sự kiện, bên cung cấp tiệc trà cần đảm bảo rằng không gian này đủ rộng để trang trí bày biện tiệc cũng như dễ dàng cho tất cả khách mời tiếp cận. Thêm vào đó, cân nhắc việc có khu vực bàn ghế hay bàn đứng để tiện lợi hơn, nếu không sẽ cần chuẩn bị thêm cả bàn ghế chuyên dụng dành cho tiệc trà.
Bước 2: Xác định ngân sách để lên thực đơn hợp lý.
Thực đơn của teabreak tuy chỉ là những món ăn nhẹ, điểm tâm nhưng rất đa dạng về chủng loại và mức giá. Các bên cung cấp hoàn toàn có thể đưa ra một mức giá thấp với những loại hoa quả, thức uống phổ biến. Hoặc cũng có thể chuẩn bị những món ăn đặc biệt với mức giá cao hơn. Vì vậy, việc chốt ngân sách phù hợp với nhu cầu mục đích của nhà tổ chức là rất cần thiết để việc chuẩn bị được diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Bước 3: Chuẩn bị dụng cụ trang trí, bày biện thực đơn đầy đủ .
Những dụng cụ bày biện và hỗ trợ trong quá trình ăn uống cần được mang đi đầy đủ có thể mang dư phòng trường hợp hỏng, vỡ. Các dụng cụ nên có màu sắc tối giản, sạch sẽ và nên sử dụng những chất liệu không dễ vỡ, đảm bảo thực đơn lên được đẹp mắt tạo sự hấp dẫn cho khách mời.
Bước 4: Setup hoàn thiện bàn tiệc trước 1 tiếng trước giờ khách ra .
Tránh trường hợp đồ lên không kịp thời điểm khách ra bởi các sự kiện có thể thay đổi thời gian một cách bất ngờ. Teabreak nên được chuẩn bị sớm hơn thời điểm dự kiến ít nhất 30 phút. Việc setup sớm sẽ là phương án an toàn cho các nhà tổ chức sự kiện.
Bước 5: Giám sát toàn bộ quá trình khách tham gia Teabreak để hỗ trợ khi cần.
Từ 1 đến 2 nhân sự luôn túc trực trong quá trình teabreak phục vụ là điều cần thiết đặc biệt với những sự kiện có quy mô lớn với số lượng hàng trăm khách mời. Việc thiếu nước, thiếu đồ dùng, dụng cụ là hoàn toàn có thể xảy ra nên luôn đảm bảo đủ nhân sự để chuyên nghiệp hơn trong quá trình phục vụ khách hàng.
Bước 6: Thu dọn đồ bày tiệc và đồ ăn thừa sau tiệc .
Sau khi kết thúc phần teabreak công tác dọn dẹp cần diễn ra nhanh chóng và gọn gàng. Nhà tổ chức tiệc trà nên chuẩn bị trước xe đẩy phục vụ chuyên dụng để quá trình này không gặp vướng mắc gì thêm.
2. Những lưu ý khi tổ chức tiệc Teabreak
1. Nghiên cứu đặc điểm khách mời, mục đích sự kiện, tình hình thời tiết để đưa ra thực đơn phù hợp
Tại mỗi sự kiện sẽ có những tệp khách mời với những đặc điểm khác nhau. Ví dụ tại một số sự kiện hầu hết sẽ là những vị khách trung niên thì thực đơn có thể hạn chế những món bánh kẹo quá ngọt sẽ không tốt cho sức khỏe. Một số sự kiện ngoài trời có thể phải hứng chịu tiết trời oi ả nóng bức, những đồ uống mát lạnh có lẽ sẽ được ưu tiên hơn
2. Không gian đi lại di chuyển thuận lợi cho việc lấy đồ
Đôi lúc sẽ gặp phải trường hợp khách mời ra ồ ạt cùng một lúc, rất đông và bị tắc nghẽn nên việc bố trí bàn ghế khoa học và không gian thoáng đãng là điều cần chuẩn bị từ trước. Đảm bảo khoảng cách giữa các hàng ghế và khu để đồ ăn thoải mái cho khách mời đi lại.
3. Take care các thành viên trong quá trình teabreak diễn ra (Fill đồ nếu cần thiết)
4. Âm nhạc nhẹ nhàng du dương tạo cảm giác thoải mái
Bản chất của tiệc teabreak là bữa tiệc tự phục vụ và thường sẽ không fill đồ ăn thêm, các khách mời chỉ ăn vừa đủ phần đồ của mình được đặt sẵn đủ số lượng. Tuy nhiên trong một vài trường hợp có thể xảy ra tình trạng thiếu nước hay thiếu dụng cụ, nhân viên phục vụ túc trực sẽ xử lý ngay vấn đề này.
Âm nhạc có thể tạo cảm giác thoải mái và tạo môi trường thư giãn cho khách mời. Chọn các bản nhạc nhẹ nhàng và du dương để tạo không gian thú vị, ấm cúng và giúp ngon miệng hơn. Bên cạnh đó cũng để không gian âm thanh cho việc giao lưu kết nối giữa các thành viên được tốt hơn.
5. Tránh trang trí cầu kì rối mắt nên trang trí teabreak phù hợp với concept sự kiện
Trang trí tiệc Teabreak nên phù hợp với concept của sự kiện và không nên quá phức tạp hoặc rối mắt. Mục tiêu là tạo một môi trường thoải mái và thú vị cho khách mời thay vì làm cho họ cảm thấy bị mất tập trung vào trang trí quá phức tạp.
Hãy nhớ rằng tổ chức một buổi tiệc Teabreak không chỉ là việc cung cấp thức ăn và đồ uống mà còn là việc tạo ra trải nghiệm thoải mái và thú vị cho khách mời. Bằng việc tuân theo quy trình và chú trọng những lưu ý này, Redevent tin rằng bạn có thể làm chủ một buổi tiệc Teabreak thành công và đáng nhớ tại sự kiện của mình. Hy vọng bài viết đã đem đến cho các bạn nhiều thông tin hữu ích.
