1. Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Tổ chức sự kiện ngoài trời được hiểu là hoạt động xây dựng ý tưởng nội dung, kịch bản, tạo timeline chương trình, tính toán chi phí, rủi ro và tạo kế hoạch công việc, nhân sự cho một sự kiện diễn ra ở ngoài trời. Những sự kiện được tổ chức ở ngoài trời thường bị chi phối bởi nhiều  yếu tố như: kinh phí, mục đích, nội dung, ngân sách, thời tiết và nguồn tài trợ. 

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Một số loại hình sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời bao gồm: các chương trình âm nhạc, sự kiện year end party, lễ kỷ niệm, khai trương, lễ cưới, tiệc sinh nhật, tiệc kỷ niệm, cắt băng khánh thành, sự kiện thời trang hoặc các sự kiện thể thao - văn hóa, teambuilding,... 

2. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Để một sự kiện được tổ chức ngoài trời diễn ra thành công tốt đẹp người thực hiện cần nắm vững các kinh nghiệm sau:

Lựa chọn địa điểm hợp lý

Để lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng nhất người thực hiện cần dựa vào các tiêu chí sau: 

• Xác định nội dung chính của sự kiện
• Khách mời là những ai? 
• Số lượng khách tham dự phù hợp với diện tích và không gian bao nhiêu m2
• Một vài yếu tố khác như: mức độ an toàn, bãi đỗ xe, vị trí và vấn đề di chuyển. 

Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị

Tổ chức sự kiện ngoài trời thường đòi hỏi rất nhiều trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ như: 

• Sân khấu chịu được trọng tải, nhà bạt che mưa, cổng chào, giàn sân khấu và rào chắn,...
• Backdrop kích thước lớn được in tên buổi lễ, ngày giờ, đơn vị tổ chức hỗ trợ,... 
• Hệ thống thiết bị âm thanh và ánh sáng công suất lớn
• Một số phụ kiện trang trí khác như: poster, bảng biển, thảm đi, ô dù,...

Đảm bảo yếu tố về thời tiết

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, doanh nghiệp nên hạn chế thực hiện vào những thời điểm có thời tiết mưa bão khắc nghiệt để không ảnh hưởng đến quan khách. Tốt hơn hết, sự kiện nên được trang bị hệ thống phông bạt, áo mưa, ô dù,... để đối phó với hiện tượng thời tiết xấu bất ngờ. 

Chú ý về mặt pháp lý của sự kiện

Hầu hết các sự kiện lớn muốn được “thông quan” đều phải hoàn tất các hợp đồng pháp lý với cơ quan nhà nước theo đúng quy định. Dưới đây là một vài thủ tục mà doanh nghiệp cần phải giải quyết khi tổ chức sự kiện ngoài trời: 

• Hợp đồng thuê ca sĩ, dancer, MC biểu diễn
• Giấy phép tổ chức từ địa phương và hợp đồng thuê mặt bằng tổ chức
• Các giấy tờ hợp đồng về âm thanh, ánh sáng, thuê người điều khiển âm thanh ánh sáng
• Một số giấy tờ bảo hiểm khác (nếu cần thiết)

Vệ sinh và an ninh cho chương trình

Với những sự kiện được tổ chức ở ngoài trời, doanh nghiệp nên thuê ngoài các đơn vị hỗ trợ vệ sinh và an ninh để đảm bảo trật tự cũng như mỹ quan cho buổi lễ. Dù chỉ là chi tiết rất nhỏ nhưng điều này sẽ giúp doanh nghiệp “ghi điểm ấn tượng” với quan khách tham dự. 

3. Một số rủi ro phát sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Đơn vị tổ chức cần nắm bắt một số rủi ro và trở ngại có thể phát sinh khi thực hiện sự kiện sau để đưa ra biện pháp xử lý kịp thời. 

Thời tiết gây trở ngại

Thường xuyên cập nhật thông tin thời tiết để chọn ngày tổ chức và sử dụng thêm bạt che mưa và ô để phòng tránh tác nhân này gây ảnh hưởng đến sự kiện cũng như làm hỏng thiết bị âm thanh, ánh sáng. 

Khách hàng không mời mà đến

Tổ chức sự kiện ngoài trời rất khó tránh khỏi việc các lượt người chú ý và ra vào liên tục không có tổ chức. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm soát tình trạng này bằng cách xây dựng cổng vào và cử người kiểm soát để những kẻ có ý lợi dụng sự kiện để trộm cắp không được vào bên trong.

Hỗn loạn, cháy nổ

Ở nơi đông người rất dễ phát sinh hỗn loạn và cháy nổi, đặc biệt là những bữa tiệc có sự “tham gia” của rượu bia. Do đó, đơn vị tổ chức nên chuẩn bị kỹ lưỡng lực lượng an ninh và bình cứu hỏa để có công tác xử lý nếu như tình trạng xấu nhất xảy ra. 

Trên đây là toàn bộ những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời vô cùng quan trọng mà Monkey đã tổng hợp được. Hy vọng, những chia sẻ của chúng tôi sẽ góp phần mang đến thành công cho sự kiện mà doanh nghiệp sắp tổ chức. 

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG MONKEY MEDIA

Địa chỉ : Tầng 4,5 - Số A2-02 Khu đô thị Monbay, đường Trần Quốc Nghiễn, phường Hồng Hải, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh.

Email: lienhe@monkeymedia.com.vn

 Hotline: 0986 166 437