1. Các bước xây dựng ý tưởng Gala Dinner thành công

1.1 Lựa chọn địa điểm tổ chức Gala Dinner

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức Gala Dinner phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Mục đích bữa tiệc;
• Hình thức và quy mô.

Theo đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức trong nhà hay ngoài trời.

Đối với các bữa tiệc tổ chức trong nhà, thông thường sẽ ở các trung tâm tổ chức hội nghị, các khách sạn có sảnh, các nhà hàng ẩm thực,…

Đối với các bữa tiệc được tổ chức ngoài trời, sẽ có các hình thức phổ biến như các bãi biển, các khu du lịch văn hóa, khu du lịch tích hợp, không gian khách sạn ngoài trời.

1.2 Thời gian tổ chức Gala Dinner

Việc lựa chọn thời gian tổ chức sẽ phụ thuộc vào từng thể loại chương trình. Nếu như tiệc Gala Dinner là một bữa tiệc tất niên, thì chắc chắn phải tổ chức vào dịp cuối năm. Nếu là tiệc tân niên thì chắc hẳn phải tổ chức vào dịp đầu năm mới.

1.3. Cách lên danh sách khách mời

Khách mời là một yếu tố rất quan trọng trong bữa tiệc. Khách mời quyết định đến nhiều yếu tố khác như địa điểm, thiệp mời, thời gian tổ chức, số lượng bàn tiệc, quà tặng,… Do đó, doanh nghiệp cần lên số lượng khách mời một cách cẩn thận và chính xác. Liệt kê đầy đủ mọi khách mời từ các mức độ.

Sau khi đã có được danh sách khách mời tham dự, việc tiếp theo cần phải thực hiện đó là thiết kế thư mời và gửi thiệp mời trong thời gian sớm nhất có thể. Việc gửi thư mời sớm sẽ giúp cho khách mời có thể sắp xếp được thời gian, công việc của mình. Trường hợp khách mời không thể đến tham dự thì họ vẫn có thể phản hồi trong thời gian sớm để doanh nghiệp có thể ứng biến kịp thời.

Về phần thiết kể thư mời, cần phải đảm bảo có đầy đủ các thông tin quan trọng như ngày và giờ tổ chức, địa điểm, và yêu cầu trang phục nếu có.

1.4. Xây dựng ý tưởng và chủ đề của Gala

Để có thể lên được một kịch bản hoàn hảo cho đêm tiệc Gala Dinner thì việc đầu tiên là cần phải xác định được chủ đề của bữa tiệc. Chủ đề càng độc đáo, mới lạ và hấp dẫn thì sẽ càng thu hút được nhiều người tham dự.

Việc lựa chọn chủ đề này phụ thuộc vào mục đích, ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn tổ chức.

1.5. Xây dựng nội dung chương trình sáng tạo

Một kịch bản gala dinner phong phú và hấp dẫn sẽ giúp các hoạt động trong chương trình trở lên náo nhiệt hơn. Các gameshow phù hợp và hướng tới khán giả. Tuy nhiên cũng cần kết hợp những khoảng thời gian phù hợp. Để BTC chương trình có thời gian phát biểu, tôn vinh các cá nhân, đối tác của mình. Vì đây mới chính là mục đích của đêm Gala Dinner.

1.6. Lên kịch bản chương trình tổng quan

Kịch bản chương trình cần có đầy đủ các chi tiết sau:

• Số thứ tự các tiết mục văn nghệ: phải ghi rõ tên của từng tiết mục. Tránh sự nhầm lẫn giữa các tiết mục với nhau và để MC có thể mời đúng tiết mục.
• Thời lượng diễn ra chương trình: thời gian dự tính từ lúc bắt đầu chương trình cho đến khi kết thúc là mấy giờ. Để ban tổ chức có thể kiểm soát được thời gian.

2. Hướng dẫn Cách tổ chức Gala dinner thành công, suôn sẻ

Tổ chức Gala Dinner vô cùng phong phú. Trong một sự kiện Gala  sẽ diễn ra rất nhiều chương trình song song. Như chương trình tổ chức team building. Một buổi gala về nhạc hội với những tiết mục biểu diễn ca nhạc, trò chơi. Thông qua hoạt động này, công ty sẽ tạo được một mối quan hệ vững chắc với khách hàng. Cũng như sự đoàn kết giữa các công ty. Để tổ chức một buổi Gala dinner hiệu quả cần những yếu tố sau:

• Khảo sát tìm địa điểm tổ chức;
• Tính toán số lượng khách tham dự để lên quy mô tổ chức phù hợp;
• Setup sân khấu, chuẩn bị âm thanh và ánh sáng tốt để không xảy ra lỗi phát sinh khi chương trình bắt đầu;
• Trao đổi trước nội dung với MC để MC dẫn dắt chương trình tốt nhất, MC được coi như là linh hồn của sân khấu. Là nhân tố chính để tạo nên sự thành công của buổi sự kiện;
• Kịch bản chương trình phải chuyên nghiệp và độc đáo phong phú về nội dung. Kịch bản cần phải sắp xếp thời gian giữa các phần âm nhạc, gameshow và phần phát biểu của ban tổ chức một cách hài hòa.

3. Tổng kết 

Ngoài ra, việc quay phim – chụp hình sự kiện tất niên cũng là phương tiện hữu ích giúp quý công ty có thể truyền thông thương hiệu. Góp phần tăng sự chuyên nghiệp trong quy mô và sức mạnh, uy tín trong mắt khách hàng cùng các nhà đầu tư.

MONKEY MEDIA sẽ giúp bạn ghi lại những khoảnh khắc, hình ảnh theo cách của bạn và với tâm niệm ngay từ những ngày đầu thành lập: “Khách hàng luôn xứng đáng được trải nghiệm những dịch vụ tốt nhất”, MONKEY chắc chắn sẽ làm hài lòng khách hàng bằng những sản phẩm chất lượng và tâm huyết nhất của mình.

• CÔNG TY CP TRUYỀN THÔNG MONKEY MEDIA 
• Địa chỉ: Tầng 4,5 - Số A2-02,  Khu đô thị Monbay, đường Trần Quốc Nghiễn, phường Hồng Hải, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh 
• Hotline: 0986 166 437
• Website: https://monkeymedia.com.vn/
• Facebook: https://www.facebook.com/Monkeymediaquangninh