1. Bài toán chi phí – nỗi trăn trở của doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), việc tổ chức sự kiện như ra mắt sản phẩm, kỷ niệm thành lập, hội nghị khách hàng hay team building luôn là cơ hội để quảng bá thương hiệu, gắn kết nhân viên và đối tác.
Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp e ngại vì chi phí tổ chức sự kiện có thể vượt ngoài ngân sách nếu không được tính toán kỹ lưỡng.

Vậy làm thế nào để vừa đảm bảo chất lượng, vừa tối ưu chi phí tổ chức sự kiện mà vẫn tạo được dấu ấn chuyên nghiệp? Hãy cùng Monkey Media khám phá những bí quyết hiệu quả ngay sau đây.

2. Lên kế hoạch chi tiết – bước đầu tiên để kiểm soát ngân sách

Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc phân bổ ngân sách hợp lý. Hãy bắt đầu bằng việc xác định:

  • Mục tiêu của sự kiện: ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng, gắn kết nội bộ hay truyền thông thương hiệu.

  • Quy mô khách mời: số lượng tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến địa điểm, nhân sự và chi phí phục vụ.

  • Danh mục chi phí chính: bao gồm thuê địa điểm, trang trí, âm thanh ánh sáng, nhân sự, truyền thông, quà tặng, quay chụp...

Khi có kế hoạch cụ thể, bạn dễ dàng dự đoán trước chi phí phát sinh và đưa ra phương án tối ưu phù hợp với ngân sách thực tế.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức linh hoạt

Địa điểm là yếu tố chiếm phần lớn trong tổng ngân sách sự kiện. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thay vì chọn khách sạn 5 sao hay trung tâm hội nghị lớn, bạn có thể:

  • Ưu tiên không gian ngoài trời, quán cà phê sân vườn, nhà hàng hoặc hội trường công ty.

  • Tổ chức sự kiện vào ngày trong tuần thay vì cuối tuần để được giá thuê ưu đãi.

  • Đàm phán với bên địa điểm về gói combo dịch vụ (âm thanh, backdrop, tea-break) – thường tiết kiệm hơn khi thuê riêng lẻ.

Việc lựa chọn thông minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm 20–30% chi phí tổ chức, mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ và trải nghiệm cho người tham dự.

4. Tối ưu chi phí sản xuất hình ảnh và truyền thông sự kiện

Một trong những phần quan trọng nhưng thường bị chi tiêu quá tay là quay phim – chụp ảnh sự kiện. Thay vì thuê ekip lớn, doanh nghiệp có thể:

  • Hợp tác với đơn vị truyền thông chuyên nghiệp như Monkey Media – nơi cung cấp trọn gói quay chụp + livestream + highlight video, đảm bảo chất lượng và chi phí cạnh tranh.

  • Tận dụng nguồn hình ảnh nội bộ cho truyền thông hậu sự kiện, giúp lan tỏa thương hiệu mà không tốn thêm ngân sách quảng cáo.

  • Ưu tiên phóng sự sự kiện thay vì dựng phim cầu kỳ, vừa tiết kiệm chi phí hậu kỳ, vừa mang lại cảm xúc chân thực.

5. Sáng tạo trong ý tưởng – không cần đắt tiền vẫn gây ấn tượng

Không phải sự kiện lớn mới đáng nhớ, mà ý tưởng độc đáo mới là yếu tố chạm đến người tham dự.
Monkey Media gợi ý một số hình thức tổ chức sự kiện sáng tạo mà tiết kiệm chi phí:

  • Mini event tại văn phòng: như workshop nội bộ, talkshow chia sẻ, mini game gắn kết.

  • Sự kiện online hoặc hybrid (kết hợp offline – livestream): giảm chi phí di chuyển, địa điểm, nhân sự.

  • Team bonding kết hợp du lịch: vừa gắn kết đội ngũ, vừa tiết kiệm chi phí khi kết hợp nhiều hoạt động trong một hành trình.

Sự sáng tạo trong cách tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp vừa giảm chi phí, vừa nâng cao tinh thần đồng đội.

6. Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín tại Hạ Long

Một đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.
Monkey Media tự hào là đơn vị tổ chức – sản xuất sự kiện trọn gói tại Quảng Ninh và Hạ Long, đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu.

Chúng tôi cung cấp:

  • Dịch vụ setup, âm thanh, ánh sáng, MC, quay chụp, livestream trọn gói.

  • Giải pháp tối ưu chi phí – nâng cao hiệu quả truyền thông.

  • Đội ngũ sáng tạo, nhiệt huyết, luôn đề xuất ý tưởng phù hợp ngân sách doanh nghiệp.

7. Kết luận

Tổ chức sự kiện không chỉ là hoạt động truyền thông, mà còn là cơ hội gắn kết nhân viên, đối tác và khách hàng. Với chiến lược hợp lý và đối tác chuyên nghiệp, doanh nghiệp vừa và nhỏ hoàn toàn có thể tạo nên những sự kiện ấn tượng, tiết kiệm và hiệu quả.

👉 Hãy để Monkey Media giúp bạn tối ưu chi phí tổ chức sự kiện, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và cảm xúc trong từng khoảnh khắc.
Liên hệ ngay để nhận tư vấn chi tiết và báo giá trọn gói phù hợp với ngân sách của bạn!

Ngoài ra MONKEY còn có dịch vụ quay phim chụp ảnh và sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong những sự kiện quan trọng, click vào đây để tham khảo một số sản phẩm của MONKEY và được tư vấn những dịch vụ phù hợp nhất nhé.

  • CÔNG TY CP TRUYỀN THÔNG MONKEY MEDIA 
  • Địa chỉ: Tầng 4,5 - Số A2-02,  Khu đô thị Monbay, đường Trần Quốc Nghiễn, phường Hồng Hải, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh 
  • Hotline: 0986 166 437
  • Website: https://monkeymedia.com.vn/
  • Facebook: https://www.facebook.com/Monkeymediaquangninh